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创新成本管控手段 提高资金使用效率 防范债务管理风险 实现全面预算目标

中铁四局债务管理宣传提纲
发布日期:2013-06-26 来源:企业文化网
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一、什么是债务管理

(一)债务的本质

从会计意义看,债务是指由过去交易、事项形成的,由单位承担并预期导致经济利益流出的现时义务,包括各种借款、应付及预收款项等。对施工企业来说,“债务”主要包括银行借款、应付工程款、应付材料款、应付机械设备租赁费等,由于我局目前没有外部银行借款,所以我局的“债务”主要是工程项目在建设施工过程中,因劳务(工程)分包、物资采购、周转材料及机械设备租赁等形成对外支付义务,其实质是劳务结算、物资采购、周转材料及机械设备租赁等成本费用的表现形式,从“收-付”角度理解,债务本质就是成本。

(二)债务管理的要义

既然债务的本质就是成本,所以债务管理的要义是成本管理,而不是对“债务”支付的事后管理。就施工企业而言,成本主要发生在工程项目,而工程项目的成本主要发生在劳务结算、物资采购、设备租赁等各个业务环节,并最终以“债务”的形式体现。然而,诸类业务环节又是与项目的生产管理、技术管理、协作队伍管理、材料物资管理、机械设备管理等相互关联、密不可分的。因此,债务管理是要将上述各业务环节和各类管理串起来、有机结合起来的综合管理,是破除系统管理壁垒、全面管控项目过程经济运行,实现责任成本和预算目标的有效方法,是全过程、全面加强成本管理的必要和重要手段。

二、债务管理出台的背景

(一)企业发展形势的必须

企业,尤其是施工企业的生存和发展,无外乎“开源”和“节流”两个方面,“开源”即增加收入,“节流”即减少成本费用支出。从我局发展历程来看,虽然企业发展过程中“收入”和“成本”的管理模式、方式和方法都在不断发展创新,但企业发展壮大至今主要是依托于规模扩张,企业的积累主要还是偏重于收入管理 (“开源”)。之所以如此,不是说我们不重视成本管理,而是因为成本管理涉及的内容、范围和管理对象等,远比收入管理要复杂多变、管理难度大,加之管理机制不完善、手段和方法不先进,导致“节流”的空间相比“开源”要有限得多。随着国家宏观经济政策和建筑市场发展形势的改变,投资主体的公司制改革,累积了三十年经验的投资者日趋成熟,投资的效益意识逐渐增强,剔除通货膨胀因素的建筑产品“造价水平”日趋降低,基础建设的法律、法规逐步完善和规范,施工企业获取效益的传统渠道越来越少,越来越窄,以至于逐步丧失,这种偏重于“开源”的管理模式,将成为制约施工企业发展的瓶颈。

(二)企业成本管理的必须

我局成本管理虽然在企业不断发展壮大的历程中得到不断的创新和强化,但就企业内部因素而言,仍然存在机制不够完善、流程不够清晰、方法不够科学等问题,主要表现在:一是缺乏与施工企业外部环境和发展趋势相适应的成本管理机制;二是缺乏基于成本管理机制的业务流程;三是基于传统或既有成本管理模式的手段和方法不能满足现有成本管理空间和时间的需要。

1.缺乏完善的责权利相结合的成本管理机制

成本管理应建立责权利相结合的管理机制,才能取得成效,而现行的施工项目成本管理体制,没有很好地将责权利三者结合起来。目前,我国的施工项目经理部普遍存在一种现象,即在项目内部,搞技术的只负责技术和质量,搞工程的只负责施工生产和工程进度,搞材料的只负责材料的采购及进场点验工作,搞工程分包的只负责工程(劳务)的收放与结算。这样表面上看来职责清晰、分工明确,但项目的成本管理被肢解分布在各个业务管理环节,成本管理的内容和职责也分散于若干子系统和职能部门,不成体系。如果搞技术的为了保证工程质量,选用可行、却不经济的方案施工,必然会保证了质量但增大了成本;如果搞材料的只从产品质量角度出发,采购高强优质高价材料,即使是材料使用没有一点浪费,成本还是降不下来。以项目工程质量和工程成本的辩证统一关系为例,如果项目习惯于强调工程质量,而对工程成本关心不够,必然造成工程质量虽然有了较大提高,但增加了提高工程质量所付出的成本,使经济效益不理想,企业资本积累不足;如果项目片面追求经济效益,而忽视质量,虽然就单项工程而言,利润指数可能很高,但是因质量上不去,可能会增加因未达到质量标准而付出的额外成本支出,甚至对企业信誉造成很坏的影响。

因此,项目的成本管理是需要整体的各个管理层级联动、各个系统融合的综合性管理,机制不完善、不成体系、责权利不能有机结合,就无法建立联动、融合成本管控的业务流程,成本管理中的漏洞就在所难免。

2.缺乏基于统一的成本要素、标准成本的成本管理环节

标准成本制度是施工企业日常成本支出的度量衡,缺乏标准成本制度的成本管理机制、方法、手段都是空中楼阁,也可以说就没有成本管理,若硬说有的话,也是盲目的、拍脑袋式的管理。计划经济体制和传统建筑产品理论下的成本要素的标准成本是非常容易建立的,因为员工是自己的,机械设备是自己的。现在的施工企业,劳务员工和机械设备是市场的,成本要素自然也就是市场的,其标准的高低取决市场的价值规律。施工企业成本要素不准确、不清楚,直接导致了标准成本的缺失。施工企业找不准、厘不清成本要素,就无法准确界定哪一级组织、哪一个系统以什么样的途径、机制、手段、方法对成本要素施加影响,进而也就使得成本的责任主体不明。建立在成本责任主体不明基础上的管理机制、手段、方法是难以真正起到作用的。不进行成本预测和计划,管理存在随意性;有些项目成本计划和实施是“两张皮”,没有依据成本计划进行成本控制或由于成本计划编制质量不高,无法依据成本计划进行成本控制,使成本管理走向形式化。

3.缺乏科学有效的成本管理过程控制手段

任何一项管理活动均包括三个阶段,事前的筹划、事中的控制、事后的监督,施工企业的成本管理也不例外。事前筹划方案所依据的各种“假设”在实施过程中可能发生变化,需要事中的控制机制和手段、方法进行修正、矫正,事后的监督是对既成事实的问责。当下,施工企业成本管理也不乏事前的筹划和事后的监督,但均缺乏事中和过程的管控,最直接的表现是缺乏保证成本管理机制发挥作用、各种方案落到实处的手段、机制形同虚设,既定方案流于形式;成本管理过于依赖事后的监督问责,以至于事后的监督问责也是法不责众。

目前在绝大部分施工企业中,“保证”成本管理流程的手段和方法仅仅局限于依据事后监督的结果对成本要素的责任主体和控制主体的相关责任人员进行奖惩,奖惩的形式一是行政奖惩(职务晋升或降级),二是薪酬奖惩(奖励或罚俸),缺乏在成本形成、支出过程中及时有效的控制手段。过程控制的缺失,即便在事后依据监督结果进行了奖惩,奖惩行为只可能对“下一次”起作用或对“别人”起作用,且仅仅是威慑作用,效果不彰。因此,保证成本管理流程有效执行的手段和方法,一定要在成本形成和支出过程中。因此,事中控制、过程控制是成本管理的核心。

三、债务管理思路

债务是成本的体现,成本是现金的流出,现金流出的环节和节点是支付。无论从理论上还是具体的实践上,任何一笔支付都必须有依据,这个依据应具有以下几个方面的基本前提:一是为什么要支付?为什么要支付这个额度?为什么要在这个时点支付?如果把这几个方面的要求放在成本管理流程中,每一项成本要素的支出就必须满足以下条件:是否有经过责任主体编制控制主体审核批准的成本计划,与成本相关的经济事项是否发生,发生的经济事项是否在企业各项规章制度的允许范围内,否则就不能支付或者必须将原因查找清楚才能支付。所以,将“以支付为手段的成本全过程管控”作为债务管理的设计思路,可以将成本计划、成本控制、成本核算、成本分析、成本考核很好地穿起来、串起来,从而保证成本管理的流程能够有序、有效地执行。

围绕债务管理设计思路,债务管理分为债务筹划和债务集中管理,建立以子(分)公司本部为主体,针对各个项目的债务筹划机制和债务集中管理机制来前置规划和过程管控项目的经济运行,确保责任成本和预算目标的实现。

1.公司组织项目经理部进行逐个项目的债务筹划。项目的债务筹划就是按照“合同约定的业主付款条件”计算出的月、季、年度现金流入量,在留足项目上缴款的前提下,筹划项目的负债总量。

2.公司组织项目经理部就不同成本要素形成的债务进行分类,对同类型的债务实行同一付款比例和确定每月同一付款的时点。

3.公司对项目经理部的付款实行核准机制的集中管理。什么是核准机制?任何一笔付款都是有理由的,但必须有依据。对劳务协作单位、机械租赁单位、材料供应单位等的付款应该有合同,合同载明的价款和付款条件应符合子(分)公司规定;应该有结算,结算的单价应符合合同的规定,结算工作量应以项目经理部向业主计价的工作量为限,结算的材料供应量应以根据图纸计算的材料消耗量为限;项目经理部到位的资金应该集中到子(分)公司本部存放,债务支付由项目经理部发起,子(分)公司本部集中支付;没有合同的不核准,合同单价、结算量不符合规定的不核准,付款比例不符合规定的不核准;不核准的不付款,不付款的必须找出原因,主观违规的应问责纠偏。

如果说企业管理以财务管理为中心,这就是具体的体现,这一中心的关键是工经管理、生产管理和材料物资管理。如果说局颁布的有关安全、质量管理的约束性条款是施工生产行为底线的话,以子(分)公司为主体的项目债务筹划和集中管理则是经济运行行为的底线;突破了约束性条款的底线,安全质量没有保障,突破了债务筹划和集中管理这条底线,经济运行的安全也就没有了保障。

四、债务管理的目的、目标和原则

(一)债务管理的目的

债务管理的目的是加强成本管理,是从规范引发项目债务相关经济行为的合同签订、结算审批、资金支付等管理环节流程,强化公司对项目过程成本管控和纠偏力度,完善项目成本管理运行机制;以资金支付为管控手段来保证成本管理流程有序、有效执行,保证公司各项目在同一性质债务支付比例、支付时间的均衡和统一,促进项目债务管理水平和资金集中度(二次集中)的提高,最终提高成本管理水平和资金运作能力,实现企业经济效益和发展质量的稳步提升。

(二)债务管理的目标

1.局债务管理目标

完成股份公司下达的全面预算目标,重点为财务预算中关于“现金流”指标,保持充裕的货币资金存量,对外“零融资”;充分有效利用债务资金,合理控制全局负债规模,防范债务风险。

2.子(分)公司债务管理目标

完成局下达的财务预算目标,保持较为充裕的货币资金存量,完成对局上缴,对局“零融资”或逐步减少融资;充分有效利用债务资金,合理控制公司债务规模,防范债务风险;统一债务确认原则、债务支付程序、债务支付时间与比例,实现债务均衡支付,建立完善公司债务筹划和集中管理机制,通过债务管理提高全公司成本管理水平。

3.项目经理部债务管理目标

完成公司下达的责任成本目标和财务预算指标,保障施工生产有序进行,完成对子(分)公司上缴,对子(分)公司“零融资”;规范债务确认原则和债务支付程序,统一债务支付时间与比例,合理控制债务规模,防范债务风险。

(三)债务管理的原则

1.债务源头规划原则

(1)各子(分)公司应从源头控制债务确认的合理性,统一合同文本,制定劳务(工程)分包、物资采购、周转材料及机械租赁(施工)限价或指导价,工程项目签订的劳务分包合同、物资设备采购合同、周转材料租赁合同、机械租赁(施工)合同应报公司评审,未经评审的合同,项目经理部不得办理各项债务结算和款项支付;

(2)各子(分)公司应按年度对全公司债务规模及风险进行评估,在确保完成局下达的现款上缴计划的基础上,结合业主资金到位情况,筹划每个工程项目各类债务资金支付方案。

2.债务确认原则

工程项目劳务费、物资设备采购款、周转材料租赁费、机械费结算应集中上报子(分)公司审批,未经审批的结算,项目经理部财务部门不得办理入账手续、不得支付款项。

3.债务支付原则

工程项目劳务费、物资设备采购款、周转材料租赁费、机械费支付应集中或分批次上报公司审批,未经审批,项目经理部财务部门不得办理付款。债务支付,应遵循以下基本原则:

(1)同类性质债务支付时间统一、支付比例统一;

(2)子(分)公司原则上不应垫资支付工程项目债务;局原则上不对子(分)公司债务支付提供专项融资;

(3)债务支付优先考虑农民工工资及劳务费;

(4)债务支付方式优先考虑使用银行承兑汇票等金融工具。

五、全局债务管理工作开展情况

局于2011年开始提出和倡导债务筹划和集中管理,2012年局制定了债务管理指导性意见。各子(分)公司根据该意见结合本单位实际制定了债务集中管理办法。五公司率先研发了债务集中支付管理软件,初步实现了债务集中支付信息化。通过债务集中管理试点,2011年至2012年,一公司、二公司、三公司、五公司、八分公司、电气化公司、钢结构公司、南昌机电公司、装饰安装公司、物资工贸公司、工程材料公司、百瑞得公司、设计院、上海分公司、南京分公司等单位先后实现了对局“零融资”的目标,绝大部分单位 “存贷双高”的问题得以解决。截至2012年底,全局31家子(分)公司中,仅有5家单位向局融资,债务管理成效逐步显现。

为更好指导各单位实行债务集中管理,以推动债务集中管理工作在全局范围内推广,2013年4月底,局制定了《张唐铁路项目债务管理实施办法》,各参建子(分)公司根据办法结合公司实际制定了相应的债务集中管理流程。目前,张唐项目债务集中管理正在稳步推进和实施。 2013年5月,局修订出台了《中铁四局债务管理指导性意见》,全局各单位债务筹划和集中管理工作不断向纵深推进,全面推进债务管理工作计划稳步实施。

六、债务管理信息系统开发

(一)系统总体设计思想

系统开发的目的是保障债务管理机制、手段、方法能够落到实处,减少工作量、提高工作效率,克服在当前项目分布广泛和市场反复多变的环境下,项目管理中的随意性、人为性等弊端,实现规范项目债务形成、债务审批和资金支付管理,特别是在债务形成管理过程中以现金流为主线加强成本控制。系统包括:结算系统和支付系统二个子系统,结算系统包括合同管理、劳务(专业)分包结算管理、材料采购结算管理、机械设备与周转材料租赁结算管理等模块;支付系统包括资金集中支付审批管理、凭证处理两大模块。

系统可最大化集成建筑企业账务核算软件、OA系统(办公自动化)相关数据,并结合不同层级法人关于成本管理职能定位和流程设计的差异化特点,建立流程设计编辑器模块,将每个成本要素控制的流程节点定义权开放给各级法人,上下流程节点的任务,通过OA系统实时通知流程控制的节点部门,流程节点之间无缝对接,上一流程任务未完成,下一个流程任务则无法实施,克服“不作为”和“过度作为”的弊端;以合同为主线将结算对象与账务系统的科目设置建立一一对应关系,实现结算及付款数据的自动提取,提高资金支付相关数据的准确性;将项目层面上报的数据和公司层面审核确认的数据实施共享,并实行电子签章;按照“以资金为手段建立刚性的成本过程控制机制”要求,锁定账务系统“银行存款”科目编制记账凭证权,银行付款凭证的编制必须以子(分)公司审核确认为前提,并在债务管理系统中自动编制银行付款凭证,从而完成以合同为依据的费用结算与资金支付经济管理全过程。

(二)主要功能

1.合同管理

包括合同评审、合同封闭审批、支付比例更改审批。工程项目签订的劳务分包合同、物资设备采购合同、周转材料租赁合同、机械租赁(施工)合同必须通过公司评审,未经评审的合同,项目经理部不得办理各项债务结算和款项支付。

2.债务确认管理

包括物资结算、劳务(工程)分包结算、机械及周转料租费结算。各类结算应集中上报子(分)公司审批,未经审批的结算,项目经理部财务部门不得办理入账手续、不得支付款项。其中,物资结算由项目编制物资计划,再根据计划进行物资采购合同评审,物资进场后需进行进场验收,最后产生物资结算;劳务(工程)分包结算也是先经过合同评审,所有结算细目、单价、数量、金额都自动取自合同信息,本期结算数须先经过已完工程收方;机械及周转料租赁结算所有结算细目、单价、数量、金额都自动取自合同信息。

3.债务支付管理

工程项目劳务费、物资设备采购款、机械及周转材料租赁费、其他债务支付应集中或分批次上报公司审批,未经审批,项目经理部财务部门不得办理付款。

其中,债务支付审批单中的债务类型、客户名称、合同总价、支付控制比率都取自合同,累计结算和累计付款数均取自核算系统。

4.账务处理

在债务支付环节与现有的核算系统无缝对接,实现从核算系统中取数。同时通过限制核算系统中银行付款凭证的制证功能,改由本系统内填制银行付款凭证再自动插入到核算系统中去,进一步提高了债务数据的准确性和可靠性,加强了债务集中管理的执行力。

5.与OA系统对接

系统通过网络化集成技术,将债务管理系统各业务环节和管理部门的待办任务,在现有OA系统中生成待办事务链接,通过OA系统来完成所有任务操作。

6.手机上网审批功能

系统正常运行后,将实现手机上网同步审批功能,只需使用手机便可处理待办任务,保证债务管理系统功能随时随地得以发挥。

(三)债务管理信息系统开发进展情况

局于2012年初制定了系统整体研发和实施方案,分为两个阶段。其中,第一阶段的合同管理和债务集中支付管理两大功能模块已经开发完成,并先后在五公司、一公司顺利完成试点和推广工作,2013年初开始了第二阶段的债务形成管理、债务确认管理、与核算系统及OA系统无缝对接等功能模块的设计与开发,并于6月初在一公司、四公司、建筑公司、七分公司同步试点, 7月至年底将在全局范围内推广运行。

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